DOINGBUSINESS.RO

  |  2014-09-04

Consiliul Judetean Arges isi imbunatateste eficienta prin adoptarea unei solutii cloud

Prin implementarea solutiei cloud Office 365, Consiliul Judetean Arges si-a atins toate obiectivele si a crescut, in acelasi timp, eficienta si productivitatea

Consiliul Judetean Arges a analizat schimbarea solutiei de e-mail, bazata pe o tehnologie achizitionata in 2004 si, sub presiunea reducerilor bugetare din ultimii ani, a decis ca cea mai buna alegere este Microsoft Office 365, devenind prima institutie din Administratia Publica Locala care a migrat complet la un serviciu de Cloud Computing.

[#https://www.microsoft.com/ro-ro/business/customer-success-stories/#]

 

Motivatia? Office 365 nu implica o investitie initiala, ofera mecanisme de plata specifice pentru administratia publica, are un nivel ridicat de securitate si disponibilitate si permite oricând adaugarea sau eliminarea de utilizatori.

 

Consiliul Judetean Arges gestioneaza un teritoriu de peste 6.800 km patrati cu 102 unitati administrativ teritoriale si o populatie de peste 663.000 de locuitori, cu obiective economice si turistice de mare importanta nationala.


Incepând cu anul 2004, Consiliul Judetean Arges a initiat impreuna cu Ara Software Group un parteneriat public-privat pe termen lung, pentru dezvoltarea si gestionarea infrastructurii tehnologice la nivelul judetului. Parteneriatul se deruleaza pe 20 de ani si acopera proiecte multiple: centru de date cu 15 servere, infrastructura si retea privata (VPN) de comunicatii intre 130 de organizatii, suita completa de solutii pentru gestiunea activitatilor specifice (gestiune financiar-contabila, stare civila, registratura, management documente, taxe si impozite, portal, urbanism etc), hardware, training si asistenta tehnica etc. Solutiile dezvoltate acopera atât cerintele Consiliului Judetean Arges cât si ale celor peste 100 de entitati: institutii subordonate si primarii.

 

In cadrul parteneriatului public-privat initiat cu ARA Software Group, Consiliul Judetean Arges a beneficiat de o solutie de e-mail performanta bazata de Microsoft Exchange Server 2003, gazduita in propriul centru de date al institutiei. In cadrul solutiei exista un domeniu principal, al Consiliului Judetean Arges, precum si alte 114 subdomenii dedicate institutiilor din subordine (orase si comune) cu un total de peste 1.000 conturi de e-mail.


La nivelul clientului de e-mail, Consiliul Judetean Arges folosea atât Microsoft Outlook cât si produse ale altor furnizori, in cazul utilizatorilor care nu detineau licente Microsoft Office. Pentru administrare existau resurse umane dedicate, alocate de catre Ara Software Group in cadrul parteneriatului public-privat. Tehnic, solutia era bazata pe POP3 cu descarcarea locala a corespondentei, oferea 200 GB spatiu de stocare, limita de 10 pâna la 40 MB in functie de natura utilizatorilor, permitea liste de distributie cu pâna la 200 adrese de e-mail si era protejata cu solutii antivirus si anti-spam profesionale, cu licentiere anuala.


Dezvoltata in 2004, solutia devenise depasita din punct de vedere tehnologic, atât din punct de vedere hardware cât si software. Serverul pe care rula Microsoft Exchange 2003 era foarte vechi si nu mai beneficia de garantie, iar centrul de date al institutiei nu putea asigura o disponibilitate conform cerintelor. Prin urmare, Consiliul Judetean Arges inregistra intreruperi in functionarea mesageriei electronice, atacuri la nivel de SMTP, vulnerabilitati etc.

 

"Masina fizica pe care rula solutia de e-mail era veche, iesita din garantie si functiona la limita capacitatii. Prin urmare, se impunea schimbarea acesteia pe termen scurt, datorita costurilor mari de intretinere. Inclusiv sistemul de operare, Windows Server 2003, era vechi, nu mai corespundea cerintelor actuale de securitate si inducea unele riscuri pentru organizatie", afirma Nicusor Dumitru, Sef Birou IT, Consiliul Judetean Arges.

 

Situatia a fost analizata in cadrul Comisiei de Monitorizare, alcatuita din reprezentanti ai ambelor parti implicate in parteneriat, iar concluzia finala a fost ca schimbarea solutiei de e-mail este o necesitate imediata.

 

Solutia
In 2010, Consiliul Judetean Arges a demarat un proces de modernizare a solutiei de e-mail, au fost cumparate anumite componente; insa limitarile bugetare impuse de situatia economica generala si de alocarile financiare de la bugetul de stat au dus la intreruperea procesului. Conform analizelor interne, costurile pentru achizitia unui server nou si a serviciilor necesare de instalare si configurare precum si a licentelor de acces la nivel de utilizator depaseau disponibilitatile bugetare. In acest sens, Comisia de Monitorizare, care analizeaza periodic evolutia proiectului, a solicitat identificarea unei alternative. Prin urmare, s-a initiat o analiza a posibilitatii alegerii unui serviciu de e-mail in Cloud, solutie aleasa pe piata locala de tot mai multe organizatii publice si private.


Aceasta optiune elimina necesitatea unei investitii initiale in infrastructura IT (achizitia unui server, a licentelor necesare si a serviciilor de configurare si instalare) si asigura posibilitatea extinderii in timp a gradului de utilizare in functie de necesitati. Mai mult, din punct de vedere IT, solutia era administrata de furnizor, ceea ce reducea presiunea pe resursele umane interne. Analiza serviciilor disponibile pe piata locala a identificat Microsoft Office 365 drept solutia potrivita pentru Consiliul Judetean Arges si care oferea siguranta unui contract pe termen lung cu un furnizor global. Mai mult, sistemul de plata era flexibil si adaptat exercitiului bugetar specific unei institutii publice.


Prin urmare, Consiliul Judetean Arges a ales serviciile Microsoft Office 365 pentru 450 de utilizatori, cu doua planuri de licentiere, urmând ca proiectul sa fie extins ulterior prin adaugarea de noi conturi in functie de cerinte. "In lipsa finantarii necesare investitiei in infrastructura, am identificat drept cea mai buna solutie adoptarea serviciului de e-mail Microsoft Office 365, care oferea toate functionalitatile necesare precum si un model de cost flexibil, in functie de numarul utilizatorilor," afirma Nicusor Dumitru.


In urma acestui proces, Consiliul Judetean Arges a devenit prima institutie din Administratia Publica Centrala din România care a migrat complet la un serviciu de e-mail gazduit in Cloud.


Pentru derularea proiectului, Consiliul Judetean Arges si Ara Software Group au apelat la serviciile Microsoft, atât pentru identificarea celei mai bune solutii tehnice cât si pentru migrarea efectiva a conturilor de e-mail. O prima etapa a proiectului s-a derulat in perioada iunie-iulie 2013, prin migrarea a 450 de utilizatori la serviciile Office 365; o a doua etapa, cu un termen lung, fiind planificata pentru adaugarea altor conturi necesare.


Au fost contractate 450 de conturi Office 365, in doua variante de licentiere, specifice pentru administratia publica: Exchange Online Plan 1 si Kiosk. "Intr-o prima etapa am dorit sa pastram functionala solutia actuala pentru o categorie de conturi latente, care sunt folosite foarte rar, de obicei in cadrul institutiilor subordonate. Insa integrarea celor doua solutii nu era atât de facila si prin urmare, am optat exclusiv pentru conturi in Cloud, am eliminat o parte din adresele de e-mail nefolosite urmând sa le activam doar daca sunt cu adevarat necesare si utilizate," afirma Nicusor Dumitru.


Migrarea a fost realizata treptat, in week-end, pentru a nu afecta activitatea angajatilor. Pentru accesarea efectiva a serviciilor Office 365, se utilizeaza atât aplicatia Microsoft Outlook cât si alte interfete, inclusiv Web. Mesajele sunt stocate si arhivate in Cloud pentru a reduce presiunea pe capacitatea de stocare disponibila pe statiile de lucru. Complementar, in pretul abonamentului utilizatorii au la dispozitie 25 GB spatiu de stocare in Cloud precum si un sistem complex si configurabil de protectie antivirus si anti-spam.


Beneficiile
Fiind un serviciu de Cloud Computing, Microsoft Office 365 aduce beneficii clientilor inca din prima zi a proiectului deoarece nu implica investitii in hardware (server, stocare) si software (licente antivirus, licente sistem de operare server etc) iar utilizarea efectiva este rapida. Consiliul Judetean Arges nu face exceptie si, chiar daca organizatia descopera treptat toate avantajele adoptarii unei solutii Microsoft in Cloud, o serie de beneficii sunt evidente. "Office 365 este o solutie care se potriveste foarte bine cu exercitiul financiar al unei institutii publice. Nu implica o investitie initiala, iar costurile sunt uniforme si predictibile. Mai mult, ai permanent acces la o tehnologie actuala, fara cheltuieli suplimentare in securitate, sistem de operare etc," considera Nicusor Dumitru, Sef Serviciu IT.


Eliminarea unei investitii initiale consistente si mutarea efortului bugetar pe o perioada de 4 ani
Conform calculelor realizate de Consiliul Judetean Arges, valoarea investitiei initiale in dezvoltarea unei solutii de e-mail on-premises - costuri induse de achizitia, instalarea si configurarea serverului, achizitie licente solutie e-mail, acces utilizatori, licente produse securitate - acopera utilizarea serviciilor Office 365 pe o perioada de cel putin 4 ani, fara a lua in considerare costul pentru administrare si o eventuala mentenanta. Mai mult, dupa o perioada de 4 ani, solutia ar fi deja invechita iar garantia serverului expirata.


Cresterea flexibilitatii in utilizare
Cu Office 365, Consiliul Judetean Arges are posibilitatea adaugarii sau eliminarii de utilizatori in functie de cerinte, ceea ce reprezinta un beneficiu major pentru o organizatie complexa cu peste 100 de entitati in subordine (institutii subordonate, primarii), prin urmare, o dinamica ridicata a cerintelor in ceea ce priveste utilizarea conturilor de e-mail. "Un avantaj important al Office 365 este ca putem adauga oricând utilizatori, fara ca aceasta decizie sa fie conditionata de capacitatea infrastructurii IT. Pe solutia anterioara am definit de la inceput un numar mare de utilizatori pentru acoperirea tuturor cerintelor, insa multe conturi erau folosite sporadic. Acum, am pornit proiectul doar cu utilizatorii despre care stiam sigur ca au nevoie de e-mail si vom adauga oricâte conturi noi vor fi necesare. Avem astfel, transparenta si flexibilitate in utilizare si eliminam cheltuielile inutile," potrivit domnului Nicusor Dumitru.


Cresterea nivelului de securitate si eliminarea atacurilor pe serverul SMTP
In ultimii ani, Consiliul Judetean Arges s-a confruntat cu o serie de atacuri asupra serverului SMTP, care insa au fost eliminate prin migrarea solutiei de e-mail in Cloud. "Nivelul de securitate al Office 365 este foarte ridicat, iar vulnerabilitatile induse de serverul de e-mail al Consiliului Judetean Arges, bazat pe un sistem de operare vechi, au fost inlaturate," afirma Nicusor Dumitru.


Asigurarea disponibilitatii solutiei de e-mail si cresterea increderii in tehnologie prin asocierea cu un furnizor global si o infrastructura IT cu disponibilitatea 99,982%
Nivelul serviciilor (SLA) garantat de Microsoft pentru Office 365 asigura o disponibilitate de 99,982%, imposibil de sustinut cu infrastructura IT proprie a Consiliului Judetean Arges sau a altui furnizor local.


Simplificarea administrarii infrastructurii IT
Fiind un serviciu gazduit pe o infrastructura administrata de Microsoft, Office 365 reduce presiunea pe resursele umane dedicate administrarii infrastructurii IT a Consiliului Judetean Arges in cadrul parteneriatului public-privat cu Ara Software Group.
Pentru Serviciul IT al Consiliului Judetean Arges configurarea conturilor noi si operarea unor modificari sunt la fel de simplu de realizat ca si in cazul unei solutii gazduita intern. "Office 365 a eliminat costurile induse de infrastructura IT aferenta solutiei de e-mail precum si grija administrarii acesteia," incheie Nicusor Dumitru, Sef Serviciu IT, Consiliul Judetean Arges.
 

COMENTEAZA ARTICOLUL:




Incarca alt captcha.
 

TOP COMPANII din POULTRY (2015)
Scoring Methodology by ERNST&YOUNG


 
#
NUME COMPANIE
SCORING TOTAL MCR
 
1 TRANSAVIA SA 2,6250
2 VITALL SRL 2,5625
3 AGRISOL INTERNATIONAL R.O. SRL 2,5000
4 AVICOLA BUZAU SA 2,3750
5 FERMADOR SRL 2,3125
6 OPREA AVI COM SRL 2,3125
7 PRIMA NOVA SRL 2,3125
8 AVICOLA BRASOV SA 2,1875
9 SUPER EGGS SRL 2,1875
10 CHICK SRL 2,1250